Ablauf einer Mailing-Aktion
Haben Sie bereits Mailing-Aktionen durchgeführt?
- Wenn Sie sich bereits auskennen und uns ausprobieren wollen, dann freuen wir uns über ein freundliches Telefonat (07161 654977-0) mit Ihnen oder eine E-Mail (Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!), in welcher die Anfrage formuliert ist.
Im Regelfall benötigen wir von Ihnen die Information, welchen mengenmäßigen Umfang Ihre Aktion hat und ob Sie selbst über eigene Adressen verfügen. Von Interesse ist auch, ob es sich vorranging um regionale Kunden im Landkreis oder um nationale bzw. internationale Kontakte handelt. Welche und wie viele Materialien möchten Sie versenden? Haben Sie bspw. einen Selfmailer (gefalztes Prospekt) auf welchen nur eine Adresse aufgedruckt werden soll oder möchten Sie einen Serienbrief gedruckt und verpackt haben? Haben Sie eigene Briefhüllen oder möchten Sie welche über uns beziehen? Von großem Interesse ist auch, wie eilig Ihre Sendung ist. Im Regelfall sollten Sie ca. 3-5 Werktage Zeit einplanen.
- Wenn Sie eine Agentur oder Druckerei sind und Kunden oder Projekte vermitteln, dann sehen Sie bitte die Informationen zu einer Partnerschaft mit uns.
- Wenn Sie Ihre erste Aktion starten möchten, dann nehmen wir uns gerne Zeit, um Sie über die komplexen Abläufe aufzuklären. Keine Angst! Wir erschlagen Sie nicht mit Fachwissen, aber ein paar Dinge sind schon im Vorfeld wichtig, dass Sie, die Werbeagentur, die Druckerei und letztlich der Versanddienstleister Hand in Hand zusammenarbeiten können und keine Komplikationen auftreten!
Wir haben Ihnen hier nachfolgend schon einmal ein Fragestellungen aufgeschrieben, über die Sie sich bereits im Vorfeld schon einmal Gedanken machen können und über die wir uns unterhalten sollten, damit für Ihre Aktion die Weichen in Richtung Erfolg gestellt sind.
Fragestellungen
- Zweck Ihrer Aktion? Neukundenaquise, Information an bestehende Kunden / Mitglieder / Mitarbeiter?
- Welche und wie viele Teile möchte Sie versenden? Normales Anschreiben? Mit Flyer oder Produktprobe? Frage- oder Rückantwortbogen?
- Erfüllen Ihre Sendungsbestandteile alle Voraussetzungen der Automationsfährigkeit? (Codierzone auf Briefhüllen, nassklebende Lasche der Briefhülle, richtiger Schnitt und Falz, allgemein maschinell zu verarbeitendes Material)
- Haben Sie sich bereits selbst Adressen von möglichen neuen Interessenten zusammengestellt oder haben Sie bestehende Kunden? Benötigen Sie Adressen von einem Adressverlag, der Ihnen speziell für Ihre Zielgruppe (Alter, Beruf, Stand, Interessen) vermieten oder verkaufen kann?
- Wie liefern Sie Ihre Daten an? Elektronisch, Handschriftlicher Datenbestand?
- Möchten SIe hinsichlich Ihrer Adressen Zusatzleistungen in Anspruch nehmen? Hierzu zählen zum Beispiel die Umzugsdatenbank der Deutschen Post, oder das Responsetool Premiumadress, um im Nachhinein über Unzustellbarkeit aufgeklärt zu werden. Es stehen softwaremäßig auch eine Anredenüberprüfung und ein Dublettencheck zur Verfügung.
- Haben Sie eigene Briefhüllen und sind diese kuvertiermaschinengeeignet (dreieckige, nassklebende Lasche)?
- Welche Druckleistungen benötigen Sie von uns? Wir drucken auf Wunsch Ihren vollständigen Serienbrief mit Adresse, persönlicher Anrede und Unterschrift in schwarz oder Farbe. Natürlich ist es auch möglich, nur einen fensterlosen Umschlag bzw. einen Prospekt mit einer Adresse zu bedrucken oder personalisierte Etiketten aufzuspenden.
- Wie möchten Sie Ihre Sendung verpackt haben? Es stehen Briefhüllen in unterschiedlichen Größen und Ausführungen zur Verfügung oder Sendungen werden in Folie eingeschweißt.
- Welche Art der Frankierung ist Ihnen wichtig? Je nach Sendungsart bietet sich eine Frankierwelle, eine aufgedruckte Frankierwelle, ein verkürzter Frankiervermerk oder die klassische Briefmarke an.
- Haben Sie bereits eine PostCard? Diese ist wichtig, um die resultierenden Portokosten mit der Deutschen Post AG abzuwickeln.
- Welchen Postdienstleister wünschen Sie? Im Regelfall wird dies die Deutsche Post AG wegen Ihrer flächendeckenden Infrastruktur sein.
Was wir nach Auftragserteilung tun
Nach Auftragserteilung legen wir in unserem Auftragssystem ein Projekt an. Ihnen wir in diesem Moment eine E-Mail mit der Projektnummer und allen wichtigen Informationen zum Übermitteln der Daten zugestellt. Wir möchten Sie bitten, den dort genannten Weg zur SSL-geschützten Übertragung Ihrer Daten auf unseren Server zu nutzen. Datenschutz ist uns sehr wichtig und wir möchten auch in Ihrem Sinne alles erdenklich Notwendige dafür tun. Aus diesem Grund werden personenbezogene Auftragsdaten auch spätestens nach 3 Monaten bei uns gelöscht.
Die Adressdaten sollten bestenfalls in einem gängigen Tabellenformat übermittelt werden. Für einen optimalen Versand sollten die Adressen in möglichst kleine Datenfelder zerteilt werden. Das heißt, dass folgende Adressbestandteile möglichst in einzelne Spalten zerteilt werden sollten:
- Anrede
- Vorname
- Nachname
- Straße inkl. Hausnummer
- Postleitzahl (wichtig - sollte PLZ und Ort in einem Feld stehen, erschwert sich die Sortierung!)
- Ort
- Land
Je nach Vereinbarung führen wir mit den Adressen einen Dublettencheck durch und portooptimieren die Daten. Das bedeutet, dass sie je nach Sendungsart nach Postleitzahl und/oder Leitregionen sortiert und aufbereitet werden.
Nachdem die Adressdaten und die Seriendruckbausteine mit dem Textdokument verknüpft wurden drucken wir die Serienbriefe mittels Laser- oder Digitaldruck auf gelieferten oder gewünschen Materialien. Dadurch eröffnet sich für Sie die Möglichkeit, Ihre Kunden nicht nur in der Adresse individuell anzuschreiben, sondern an beliebigen Stellen im Brieftext.
Nach dem Satz der Vorlage erhalten Sie ein Muster als PDF an Ihre E-Mail-Adresse zugestellt. Erst nachdem Sie uns eine Freigabe erteilt haben, startet die Produktion.
Regelmäßig wird der fertigen Produktion eine Musteradresse hinzugefügt, um selbst werten zu können, wann und in welchem Zustand die Sendung bei Ihrem Kunden angekommen ist.
Berücksichtigen Sie bitte immer die entsprechenden Postlaufzeiten (normale Briefpost 1-2 Tage, DialogPost: Einlieferungstag + 4 Werktage!).
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