Portooptimierung

Die Kosten Ihres Mailings hängen maßgeblich vom Porto ab. Aus diesem lohnt es sich vor dem Versand die Adressen auf Fehler zu überprüfen und die Menge anzupassen.

Qualität der Adressen

Bereits im Vorfeld sollten Sie einen Blick über die Adressen werfen, um zu prüfen ob sich offensichtliche Tipp- und Schreibfehler eingeschlichen haben oder ob sich unvollständige Daten (fehlende Straße oder Postleitzahl) darin befinden. Auf Wunsch bieten wir Ihnen die Möglichkeit an, die Adressen vorher auf Konsistenz zu prüfen. Hierbei prüft eine Software, ob die Straße und die Hausnummer des Adressaten zur Postleitzahl und diese wiederum zum Ort passt. Ebenfalls können hierbei doppelte Datensätze herausgefiltert werden.

Ein weiterer Weg besteht darin, Ihre Adressen noch mit der kostenpflichtigen Umzugsdatenbank der Deutschen Post abzugleichen. Ebenso bietet sich die Möglichkeit, eine Vorausverfügung an der Sendung anzubringen, um für künftige Mailings eine Bereinigung hinsichtlich nicht zustellbarer Sendungen durchzuführen.

Mehrere Faktoren beeinflussen die Portokosten:

Das Sendungsgewicht

Berechnen Sie bereits vor dem Druck der Dokumente das Gewicht der einzelnen Bestandteile! Eine gängige Größe bei Mailings ist das 20-Gramm-Mailing. Bei Regelmaßen (im klassischen DIN Lang-Format) wiegt ein DIN A4-Anschreiben 5 g und eine Briefhülle 5 g. Wenn jetzt noch ein Flyer mit 11 g hinzu kommt, landen Sie bereits in der nächst höheren Portogruppe, welche das Mailing enorm verteuern kann. Der Unterschied von drei auf vier DIN A4 Seiten beträgt immerhin 25% der Portokosten!

Es gibt mehrere Lösungsansätze:

• Ist z.B. eine Information nicht auf einer Rückseite der anderen Seiten möglich?
• Könnte man statt 80g Papier evtl. auch ein leichteres einsetzen?
• Achtung! Bei beidseitigem Druck könnte die Rückseite durchscheinen!
• Achten Sie auf das Gewicht des Umschlages!
• Ist bei der Antwortkarte ein Talon enthalten, der nicht unbedingt benötigt wird?
• Könnte man die Antwortkarte in die Infobroschüre integrieren?
• Denken Sie an das Format der einzelnen Werbemittel - Eine Broschüre in DIN-lang ist 23% leichter als in A5, eine Kompaktbroschüre immerhin noch 6%

Das Format

Ein Klassiker unter den Mailings ist das DIN Lang-Format (235 x 114 mm). Überlegen Sie, ob Ihre Information unbedingt im DIN A5- oder A4-Format versendet werden muss.

Die Menge der zu versendenden Briefe

Die Deutsche Post setzt bei Massenbriefsendungen bestimmte Mengen voraus, um das günstige DialogPost-Porto nutzen zu können. Hierbei wird auch unterschieden, ob die Sendungen bundesweit oder nur regional versandt werden. Es gibt aber die Möglichkeit fehlende Mengen "imaginär" aufzuzahlen.

Beispielrechnung:

Sie wollen 3300 inhaltsgleiche Briefe im Standardformat (max. 235 x 125 x 5 mm, bis 20 g) deutschlandweit versenden. Diese Menge reicht meist nie aus, um die Mindeststückzahl von 200 Sendungen für einzelne Leitregionen (Bsp. 73xxx) zu erreichen.

normales Briefporto:
3300 Standardbriefe á 0,70 €
= 2.310,00 €

DialogPost:
3300 Standardbriefe (max. 20 g)
+ Porto für 700 fehlende Sendungen (= 4000 bezahlte Sendungen) á 0,28 € (zzgl. Umsatzsteuer)
= 1.120,00 €

Sie sparen also 1.190 € (gegenüber Normalporto) und können 700 Briefe zusätzlich für das gleiche Porto versenden!

Seit 2016 gibt es auch noch DialogPost EASY - hier können Sie Kleinmengen zwischen 500 und 3.999 Sendungen mit einem Aufschlag von 0,10 € bundesweit versenden (Einzelpreis somit 0,38 €).

Weitere Informationen zu den verschiedenen Produkten der Deutschen Post finden Sie hier:

• Sendungsformen
• Gesamtübersicht über die Leistungen und Preise 2016 (externer Link in neuem Fenster) der Deutschen Post als PDF-Datei (Stand 09/2016).